I cinque numeri che ogni imprenditore dovrebbe controllare ogni mese

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Molti imprenditori si accorgono che la propria azienda è in difficoltà soltanto quando viene predisposto il bilancio, cioè quando le scelte che avrebbero potuto correggere la situazione appartengono ormai al passato. Le difficoltà, tuttavia, raramente nascono all'improvviso, perché di solito si annunciano con segnali che compaiono con largo anticipo nei numeri dell'impresa e che un'osservazione regolare permette di cogliere per tempo. È proprio questa una delle funzioni del controllo di gestione, che nella sua forma più semplice consiste nel leggere e analizzare ogni mese alcuni dati dell'azienda e nel confrontarli con quanto si era previsto, per capire se l'attività sta producendo un guadagno e se questo si trasforma in denaro effettivamente disponibile.

Nella pratica ci si affida spesso a due soli riferimenti, il fatturato e il saldo del conto corrente, che da soli possono però dare un'immagine distorta, perché il primo indica quanto si è venduto ma non quanto si è guadagnato, mentre il secondo indica il denaro presente oggi ma non quello che servirà nelle settimane successive. Per avere un quadro attendibile conviene quindi seguire ogni mese cinque numeri, che descrivono sia la capacità dell'impresa di guadagnare sia quella di pagare: il fatturato, i margini, i crediti da incassare, i debiti in scadenza e la liquidità disponibile.

Il primo è il fatturato, cioè il valore, al netto dell'IVA, delle vendite e delle prestazioni fatturate nel mese, che va confrontato con lo stesso mese dell'anno precedente, per tenere conto della stagionalità, e con le previsioni. Un calo improvviso o una forte concentrazione delle vendite su pochi clienti sono segnali utili, ma il fatturato misura soltanto il volume dell'attività e non dice quanto l'impresa guadagni davvero.

Per questo il secondo indicatore è il margine, che nella forma più utile a questo controllo corrisponde a ciò che resta dei ricavi dopo aver sottratto i costi variabili, cioè quelli che crescono o diminuiscono insieme alle vendite, come le materie prime, le merci destinate alla rivendita, le lavorazioni affidate a terzi o le provvigioni degli agenti, considerando il costo di quanto è stato effettivamente venduto nel mese e non degli acquisti, che possono essere rimasti in magazzino. Se un prodotto si vende a 100 euro e comporta costi variabili per 60 euro, il margine è di 40 euro, e con questa somma l'impresa deve coprire i costi che sostiene comunque, come l'affitto, gli stipendi amministrativi o le assicurazioni. Conoscere il margine permette dunque di calcolare il punto di pareggio, ossia il livello di vendite al di sotto del quale si lavora in perdita: con costi fissi mensili di 10.000 euro e un margine di 40 euro per prodotto occorre venderne almeno 250 al mese soltanto per coprirli. Seguirne l'andamento consente inoltre di accorgersi di un'insidia frequente, quella del fatturato che cresce mentre il margine si riduce in rapporto alle vendite, ad esempio perché i prezzi non sono stati adeguati ai costi, con la conseguenza che si guadagna meno su ogni euro venduto e, nei casi peggiori, meno in assoluto.

Il margine, però, resta un guadagno sulla carta finché i clienti non pagano, ed è qui che entra in gioco il terzo indicatore, i crediti da incassare, cioè le fatture emesse e non ancora saldate. Di questi conviene osservare l'importo delle fatture già scadute e i giorni che in media i clienti impiegano a pagare, che si stimano dividendo i crediti verso clienti esistenti a fine mese per il fatturato degli ultimi dodici mesi, entrambi al netto dell'IVA, e moltiplicando per 365. Con un fatturato annuo di 1.200.000 euro e crediti per 300.000 euro, i clienti pagano in media dopo circa tre mesi, e un aumento di questo valore nel tempo segnala in genere che le vendite si trasformano in denaro sempre più lentamente, costringendo l'impresa ad anticipare le somme con risorse proprie o con il credito bancario.

Allo stesso modo è importante sapere quanto l'impresa deve pagare e quando, ed è questo il quarto indicatore, costituito dai debiti in scadenza verso fornitori, banche, dipendenti, fisco ed enti previdenziali, che si monitorano con uno scadenziario, cioè un elenco per data dei pagamenti previsti nelle settimane successive, utile a verificare se gli incassi attesi saranno sufficienti a coprirli. Merita particolare attenzione l'IVA, che l'impresa di regola incassa dai clienti insieme al prezzo ma che non è denaro proprio, perché, al netto di quella pagata sugli acquisti, va versata all'Erario alle scadenze periodiche. Osservare i debiti è utile anche perché alcuni ritardi sono indicati dalla legge tra i segnali utili a prevedere l'emergere di una crisi: il Codice della crisi d'impresa menziona, tra gli altri, le retribuzioni scadute da almeno trenta giorni per oltre la metà dell'importo mensile complessivo e i debiti verso fornitori scaduti da almeno novanta giorni di ammontare superiore a quello dei debiti non scaduti.

Tutti questi elementi confluiscono nel quinto indicatore, la liquidità disponibile, che misura la capacità dell'impresa di far fronte ai propri impegni e che non coincide con il saldo del conto corrente di oggi, poiché questo può essere già in gran parte destinato a stipendi, rate, imposte, contributi o fornitori in scadenza, e poiché anche i prelievi dell'imprenditore, i compensi degli amministratori o la distribuzione di utili ai soci riducono le risorse disponibili, mentre le linee di credito bancarie non ancora utilizzate rappresentano una riserva di cui tenere conto. Per questo è utile affiancare ai dati contabili un budget di tesoreria, cioè una previsione, per i mesi successivi, di ciò che l'impresa conta di incassare e di pagare, che consente di individuare in anticipo i periodi di tensione. Esso aiuta anche a comprendere perché un'impresa possa chiudere l'esercizio in utile e avere comunque difficoltà a pagare: l'utile deriva dal confronto tra ricavi e costi di competenza, mentre la cassa dipende dai momenti in cui il denaro entra ed esce, come accade quando si vende con pagamento a novanta giorni o si paga subito un macchinario il cui costo incide sul risultato solo gradualmente, negli anni.

Il valore di questi cinque numeri emerge soprattutto quando vengono letti insieme: un fatturato in crescita accompagnato da margini in calo, incassi più lenti, debiti scaduti in aumento e cassa in diminuzione è una sequenza tipica delle imprese che entrano in difficoltà, che, se individuata per tempo, può essere affrontata con strumenti ordinari, come il sollecito dei clienti, la revisione dei prezzi o la rinegoziazione delle scadenze. È la stessa logica seguita dal legislatore, che chiede alle imprese di dotarsi di strumenti adeguati a rilevare tempestivamente la crisi e a verificare la sostenibilità dei debiti almeno per i dodici mesi successivi. Un controllo mensile di questi indicatori non esaurisce tali obblighi, ma ne costituisce una base concreta anche per le imprese più piccole, e lo Studio è a disposizione per costruire insieme un prospetto su misura per la propria attività.